¿Cuáles son las funciones del departamento de compras de una empresa?

Para que una empresa crezca correctamente se requiere de un organigrama complejo en el que se distribuyan las funciones de todos los empleados. Existen diversas oficinas con expertos para cada tarea que pueden llegar a conformar una compañía exitosa. Pero, a algunas de estas áreas se les ha restado importancia con los años, como el departamento de compras. Por eso, en este post te hablaremos de su importancia y de las funciones del departamento compras.

Lamentablemente, entre las estructuras corporativas actuales, no se le da la misma importancia a esta área. Tanto es así que las funciones del departamento de compras a veces son sustituidas por Recursos Humanos. Por ello, es posible encontrar en la actualidad empresas que no cuentan con ella.

También se la confunde con la entidad de atención al cliente, con el área de marketing e, incluso, contabilidad. Lo cierto es que se le ha restado importancia a las funciones del departamento de compras y su cumplimiento, ignorando que este puede ser sumamente útil para la empresa y que se trata de un aspecto autónomo.

¿En qué consisten las funciones del departamento de compras?

El departamento de compras debe ser una entidad completamente independiente, pese a que se relacione con algunas tareas de otros departamentos. El área de compras juega un rol definitivo al momento de que una marca establezca conexión con sus clientes.

A grandes rasgos, las funciones del departamento de compras, principalmente, se centran en que todos los bienes, servicios e inventarios necesarios para el negocio estén a tiempo en sus almacenes y listos para ser utilizados. Además, debe encargarse de la negociación con los proveedores e inventariar los bienes de la empresa.

Adquirir los bienes para la compañía es su principal tarea

Entre las principales funciones del departamento de compras, se encuentra la adquisición de bienes. Se trata de adquirir la materia prima para la elaboración de los productos que se comercian.

Entran también entre los elementos de materia prima cualquier producto subcontratado y los repuestos para la maquinaria

El departamento de compras, por tanto,  debe acompañar a toda la línea de producción. La finalidad de esta función es que no existan roturas en el stock.

De mano con la contabilidad, reduciendo costes

Un objetivo clave para el departamento de compras de una empresa es la reducción de los costes.  Como negocio, a todas las compañías les interesa ahorrar para seguir creciendo sin sacrificar la calidad de sus servicios. Por ello, otra de las funciones del departamento de compras se relaciona con controlar el coste de los bienes que se van a adquirir.

Reducir el precio de la materia prima o de la inversión de producción, puede traducirse en un aumento de la productividad de la empresa. Lo que significaría a su vez una mayor rentabilidad de sus funciones.

Para esta tarea, el departamento de compras trabaja de la mano con el área contable con el fin de garantizar un control eficiente de las entradas y salidas de recursos de la empresa y, por supuesto, también de la producción.

Un coste muy elevado de la materia prima puede repercutir negativamente en la capacidad de ganancias de la empresa. Es por ello que es tan importante la evaluación de los costes.

Es importante que el equipo esté en continua formación, estudiar los mejores cursos de contabilidad conseguirá reducir mucho los costes de la empresa y nuestros empleados estarán al día de todas las novedades del sector.

Cumplimiento de las políticas de compra

El departamento de compras tiene que organizar muy bien una serie de protocolos que le permitan, paso a paso, cumplir con sus tareas. Por ello, el cumplimiento de las políticas legales es otra de  las funciones del departamento de compras.

Una vez aprobado el presupuesto (siendo este el principal protocolo), los profesionales del área de compras se dedican a organizar y llevar a cabo la gestión de las fases comerciales, fiscales, contables y financieras de las empresas.

¿En qué tareas podemos ver reflejadas las funciones del departamento de compras?

Todas estas gestiones del área de compras pueden traducirse en tareas concretas como:

• Planificación del presupuesto
• Estar al día con las innovaciones del mercado para la empresa
• Contactar con los proveedores y mantener las relaciones con ellos
• Solicitud de presupuestos a proveedores
• Negociar los suministros
• Supervisión de la calidad de los productos adquiridos
• Preparar la documentación necesaria para la negociación
• Decidir qué, cómo, cuándo y a quién comprar
• Seguimiento de los pedidos y entregas
• Mantener el inventario de la empresa actualizado
• Conocer las necesidades en el stock
• Ahorrar el presupuesto que sea dado para alguna actividad en particular

Departamentos de compras externo: una posibilidad para tú empresa

Actualmente, el ritmo de las empresas exige adaptarse a otras reglas. En ocasiones, esta área de la empresa se ve saturada o no existen profesionales capacitados en la empresa para ejecutar esta labor. Por ello, las funciones del departamento de compras son solicitadas a terceros.

O, como lo veíamos al principio, las compras son adjudicadas al área de atención al cliente, por ejemplo. Esto termina desencadenando una ruptura en la administración de la empresa y la ralentización de los procesos.

Si eres empresario o emprendedor y estás teniendo problemas con las compras en tu negocio, te invitamos a informarte sobre la posibilidad de contratar un departamento de compras externo. A día de hoy, existen empresas que ofrecen los servicios y funciones de un departamento de compras, con la ventaja principal de tener a tu disposición una cartera de profesionales relacionados con el área, dispuestos a atender tu solicitud.

Como ejemplo de profesionales dedicados a la externalización del departamento de compras tenemos a AvantiLean. Esta compañía cumple funciones tanto en España como en otros países de Europa y ofrecen la posibilidad de gestionar las negociaciones de sus clientes de una forma temporal, cumpliendo con todas las funciones del departamento de compras y todo lo que este debe asumir.

Así mismo, ofrecen la asesoría personalizada a los trabajadores de la empresa y el seguimiento de los proyectos para un mejor servicio

El outsourcing de compras aún es un campo poco explorado. Siguen siendo pocas las empresas que se dedican a prestar esta ayuda. En el caso de los contratantes, puede ser una forma de reducción de costes recurrir a un externo, ya que evitaría gastos de presupuesto en nuevo personal.

Y hasta aquí todo lo que debes saber sobre las funciones del departamento de compras en las empresas.  ¿Te ha servido este artículo? Pues, ¡no olvides compartirlo en tus redes sociales!